KARIRLINK.ID - Peran sekretaris dalam suatu perusahaan adalah penting, serbaguna, dan sering kali sangat dinamis. Mereka bertanggung jawab atas berbagai tugas administratif dan operasional yang mendukung kelancaran berbagai kegiatan perusahaan. Berikut adalah 15 tugas sekretaris yang paling umum ditemui di perusahaan.
Baca juga: Bingung Magang Mau Ngapain? Ini Dia Manfaat Magang dan Tips Memaksimalkan Magang
Sekretaris bertanggung jawab untuk mengelola jadwal pertemuan, rapat, dan acara perusahaan. Ini termasuk menyusun jadwal, mengirim undangan, dan memastikan semua pihak terlibat tersedia pada waktu yang tepat.
Mereka mungkin bertugas untuk menyortir, menanggapi, dan mengarahkan panggilan telepon, email, dan surat kepada pihak yang relevan dalam perusahaan.
Sekretaris bertanggung jawab untuk menerima, menyortir, dan menyebarkan surat masuk kepada pihak yang bersangkutan. Mereka juga dapat membantu dalam menyusun dan mengirim surat keluar perusahaan.
Sekretaris dapat bertugas untuk mempersiapkan agenda, menyediakan dokumen-dokumen yang relevan, serta mencatat dan mendokumentasikan hasil dari rapat dan pertemuan.
Mereka mungkin diberi tugas untuk mengatur dan memesan tiket perjalanan, akomodasi hotel, dan transportasi bagi staf yang melakukan perjalanan dinas.
Sekretaris dapat bertanggung jawab untuk memastikan bahwa peralatan kantor seperti printer, mesin fotokopi, dan perangkat lunak berfungsi dengan baik. Mereka juga dapat mengelola persediaan kantor seperti kertas dan pulpen.
Ini mencakup tugas-tugas seperti menyimpan catatan, memelihara database, dan menyediakan dukungan administratif umum kepada staf lainnya.
Sekretaris sering menjadi orang pertama yang ditemui oleh tamu perusahaan, oleh karena itu mereka bertanggung jawab untuk menyambut tamu dengan ramah dan membantu mereka dengan pertanyaan atau kebutuhan mereka.
Sekretaris dapat membantu dalam menyusun memo internal, laporan, dan dokumen lainnya, serta mendistribusikannya kepada pihak yang relevan.
Mereka dapat ditugaskan untuk menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan mengelola akses ke informasi sensitif.
Sekretaris mungkin terlibat dalam proses rekrutmen, termasuk menyusun pengumuman lowongan pekerjaan, menjadwalkan wawancara, dan mengkoordinasikan komunikasi antara kandidat dan tim rekrutmen.
Mereka dapat membantu dalam merencanakan, mengatur, dan mengkoordinasikan acara perusahaan seperti seminar, pelatihan, atau pesta kantor, termasuk menyusun pengaturan catering.
Sekretaris dapat diberi tugas khusus oleh manajer atau eksekutif, seperti penelitian proyek, penyusunan presentasi, atau tugas-tugas administratif yang lebih kompleks.
Mereka bertanggung jawab untuk memantau dan merekam pengeluaran kantor, serta membantu dalam proses penggantian biaya bagi staf yang memenuhi syarat.
Sekretaris sering menjadi asisten langsung bagi eksekutif atau manajer senior, membantu mereka dalam tugas-tugas seperti pengelolaan jadwal, menyusun laporan, dan menyediakan dukungan administratif lainnya.
Baca juga: Cara Membuat CV Bagi Fresh Graduate, Yuk Simak!
Melalui berbagai tugas yang dilakukan, seorang sekretaris membantu memastikan kelancaran operasional perusahaan dan mendukung efisiensi kerja seluruh tim. Dengan kemampuan multitasking, organisasi yang baik, dan kemahiran komunikasi yang kuat, mereka memainkan peran yang krusial dalam menjaga produktivitas dan efektivitas perusahaan.
Itulah pembahasan tentang tugas sekretaris. Bagi kamu yang mencari informasi seputar karir dan dunia kerja, jangan lupa cek Karirlink.id untuk informasi lebih lengkap ya!
Gambar: Canva
Untuk mengajukan lamaran pada lowongan ini, silakan menggunakan aplikasi Karirlink.
